• 너무 많은 진행 중 업무(WIP) - 시작했으나 아직 완료되지 않은 진행 중인 업무. 때로는 부분완료된 업무
  

"더 많이 거절하고, 진행 중 업무를 줄여라"

"일정이 꽉 찼다면 추가 업무 요청에 "아니요"라고 말하는 법을 배워야 한다."

• 알려지지 않은 의존성 - 업무를 끝내기 전에 어떤 일이 발생할지 도무지 예상할 수 없다.

 1. 구조 의존성(S/W, H/W 모두) - 한 영역의 변경으로 다른 영역이 손상될 수 있다.
2. 전문 지식 의존성 - 어던 일을 하려면 특정 노하우있는 사람의 도움이 필요
3. 활동 의존성 - 특정 활동이 완료될 때까지 다른 일을 진행할 수 없다.

• 계획에 없던 업무 - 업무를 완료하거나 더 나은 전환점에 도달하기 전에 중단시켜 방해한다.
  
  

계회에 없던 업무는 눈으로 보기 어렵지만 시각화할 수 있다. 칸반은 업무를 시각화해 계획에 없던 업무를 처리하고 예측을 돕는다.

• 상충하는 우선순위 - 서로 경쟁하는 프로젝트와 업무. 가장 중요한 일이 어떤 것인지 확신할 수 없을 때 더욱 악화
  
  

"집중이라는 것은 당신이 하지 않을 일을 결정하는 것이다. - 존 카멕"

"생산성이란 워커홀리이 되어 바쁘게 보내거나 밤늦게까지 일하는 것이 아니다. 그것은 업무를 ㅇ선순위화하고 필사적으로 당신의 시간을 지키는 것이다." - 마가리타 타르타코프스키

사람들에게 가장 중요한 것을 알리자

• 방치된 업무 - 부분 완료된 다음, 후속 업무가 진행되지 않고 있다.
  
  

중요하지만 방치된 업무를 처리하지 않으면, 결국 긴급한 업무가 된다.

팀이 단기적 우선순위 때문에 중요한 일에서 멀어지는 동안 보이지 않는 기술 부채가 쌓이는 것을 경계해야 한다.

좀비 프로젝트의 가치를 따져보고 집중해서 진행하거나 제거하자.

• 업무 시각화하기
  
  

가시성 사분면:

칸반보드 운영 방식 - 우선순위에 따라 '할일'에 포함시키거나 시키지 않는다. - 업무의 종류와 가장 큰 골칫거리가 무엇인지에 따라 시각화할 대상이 달라진다. - 추적이 필요한 가이드 라인

1. 업무를 처리하는 방법을 오직 한 사람만 알고 있다.('알려지지 않은 의존성' 도둑)
2. 한 팀의 업무가 다른 팀에 영향을 미친다.('알려지지 않은 의존성' 도둑)
3. 업무 대부분이 15분 혹은 그 이하로 소요되는 사람이 있다. 이것은 그 사람의 업무를 추적하지 않으면 눈에 보이지 않다는 것을 의미한다.('너무 많은 진행 중 업무' 도둑)

- 정리된 업무 항목 유형

시각-공간 학습자는 단어보다는 그림으로 생각한다. 그들은 청각-순차 학습자와 다른 뇌 조직을 갖고 있으며, 듣는 것보다 보는 방식으로 더 잘 배운다. 인구의 3분의 2는 시각-공간 학습자라는 사실을 기억하자

인간의 두뇌는 시각을 통해 인지한 의미 있는 패턴과 구조를 찾도록 설계됐기 때문에 시각화는 업무 개선에 있어서 가장 기본이다.

• '너무 많은 진행 중 업무' 도둑 잡기

• 의존성 드러내기

"의존성을 강조하는 보드를 만들어서 '알려지지 않은 의존성' 도둑을 멀어지게하자.

• 완전 범죄 - 계획에 없던 업무 차단하기
  

1. 지난 달에 완료한 계획에 없던 업무 수를 자난 달에 완료한 총 업무의 수로 나눠 각각 비율을 계산한다.

2. 진행 중 업무를 위의 비율만큼 제한해야 한다.

3. 매월 계획업무와 계획없던 업무 비율을 확인해 추세에 따라 WIP 업무 할당량을 조정하자.

인터럽트 버스터즈

1. 외부 인터럽트로부터 팀을 보호하고 팀원을 교육

2. 내근 시간: 일주일에 특정 시간을 계획적으로 제한해 사람들에게 알림.

3. 방해 금지 시간

4. 뽀모도로

• 우선순위 지정하기
  
  

우선순위 정하는 방법

1. 높은 연봉 받는 사람 의견 우선(HiPPO)

2. 지연 비용률: 가치와 긴급성을 전달하는 방법, 시간이 원하는 결과에 미치는 영향을 측정함

3. FIFO

4. 가중 최단 작업 우선(WSJF: Weighted shortest job first): 지연비용이 가장 높고 가장 짧게 걸리는 업무 우선

사람들은 우선순위가 불명확할때 더 많은 WIP 업무를 맡게 된다.

사람들이 가장 중요한 업무를 정확히 알 수 있도록 우선순위를 시각화하자.

• 방치된 업무 예방하기
  
  

"중요한 것을 긴급하게 만들지 말라" - 엘리야후 골드렛

방치된 업무 드러내기: 특정 일수 내에 이동하지 않거나 업데이트되지 않은 업무 항목에 플래그 표시

'방치된 업무' 도둑을 멀어지게 하는 세 가지 단계

1. 보드에서 움직이지 않고, 방치된 업무가 다른 업무에 미치는 영향을 확인하자.

2. 중요한 업무에 더 집중하거나, 일부 업무를 제거하거나, 백로그로 옮기는 추가적인 노력도 필요하다.

3. 철저히 시간을 보호하고, 오래된 업무를 완료하기 전에 새로운 업무 진행을 멈춰라. "Stop Starting, Start Finishing!" (LeanKanban Univ. press, 2012) - 아르네 록

• 유용한 보드 설계 예제

...

• 측정 메트릭 혹은 비용
  
  

"정확히 틀리기보다 대략 옳게 행동하라" - 존 터키

 - 리드 타임: 피자주문 --> 피자 만들기 --> 피자 배달
 - 사이클 타임: 피자 만들기 --> 피자 배달

플로 타임은 어떤 일을 시작해서 마칠 때까지 얼마나 오랜 시간이 걸렸는지 측정한 것이다.

플로 타임은 시작시간, 종료시간밖에 없다. 주말이나 휴일 등의 시간을 모두 포함한다.

수용량 활용률 100%로 인력과 리소스를 운영하려면 대기 시간이 새긴다. 수용량 활용도가 높을수록, 특히 IT같이 변동성이 큰 분야에서는 대기 시간이 길어진다.

20%의 '창의적인' 시간 정책을 가진 회사: 정책의 주된 이유는 혁신이 아니라 수용량 활용도를 100%가 아닌 80%로 유지하기 위함니다.

서버활용이 100%가 되지 않도록 하고, 스스로에게도 그렇게 하지 말자.

사람이 아닌 업무를 주시하자

어떤 사람들은 규모의 경제 개념 때문에 대규모 배치 크기에 편견이 있다.

크기가 작은 배치 작업은 짧은 리드 타임을 예측할 수 있게 해주는 가장 좋은 변수 중 하나다.

배치의 크기가 작으면 대부분의 가치 흐름에서 빠르고 예측할 수 있는 리드 타임을 만들어낼수 있으므로, 매끄럽고 균일한 업무 흐름을 만드는데 집중할 수 있다.

지연은 일상적이다. 우선순위, 진행중업무제한 및 수용량 활용에 대한 올바른 결정을 위해 측정 메트릭, 특히 흐름 메트릭을 사용하자.

자신과 팀이 수용량 100% 활용에 도달할 때까지 방치하지 말자.

거래 비용을 절감하는 동시에 효율성을 달성하는 데 도움이 되는 최적의 배치 크기를 찾자.

• 시간 도둑 다이어그램
  
  
• 운영 리뷰
  
  

운영 리뷰를 위한 누적 흐름도:

발표할 메트릭

1. 처리량(Throughput): 일정 기간 동안 완료된 업무량. 누적 흐름도 활용

2. 플로 타임: 완료된 업무항목의 플로 타임

3. 이슈와 차단된 업무 항목: 팀 업무를 가로막는 주요 이슈나 차단된 업무를 찾는다.

4. 시간 도둑 다이어그램: 시간 도둑을 하나 이상 선택한다.

추가로 보여줄 수 있는 메트릭

• 회의의 기술
  
  

린 커피 진행 방법

60~90분의 시간을 잡는다.

포스트잇, 마커를 테이블에 준비, 규칙 설명, 한번에 한사람만 말할 수 있고, 참가자들은 대화에 좀 더 귀 기울여야한다.

2~3분동안 포스트잇 하나당 한가지 주제를 작성하여 원하는 만큼의 주제 작성

작성된 주제들을 간단히 그룹화, 간단한 설명 붙이고 투표 진행 참가자들은 2개의 투표권을 가짐

투표로 주제 우선순위 정함

칸반보드 만들어 '토론할 주제', '토론', '완료' 분류 (필요시 '결정', '통찰', '행동' 등 열 추가)

타이머 5분, 주제 작성자 초대해 토론 진행, 모든 사람이 발언 기회 가질 수 있도록 주의

다음 사람 발언 시작 전 추가 토론 여부를 엄지손가락 투표로 결정. Up:토론을 몇분간 더 진행, Down: 다음주제로 넘어감, 퍼실리테이터는 진행 중 언제든 중단할수 있다.

각 참가자들 마무리 발은을 하며 끝맺음(끝맺음 과정은 생략 가능)

스탠드업 회의

미팅 전 보드 상태 업데이트 미리 하자. --> 사람들은 보드를 보고 최신 상태를 알 수 있고, 스탠드업은 위험과 불확실성에 초점을 맞춰 진행 할 수 있다.

새로운 의제

1. 어떤 업무가 차단돼 있는가?

2. 어떤 업무가 차단될 위험이 있는가?

3. 보드에 없는 일이 진행되고 있는가?

린 커피는 사람들이 재미있어 하고, 서로 존중하며 효율적인 환경에서 그들이 원하는 주제를 논의할 수 있게 한다.

보드를 사용해 업무를 보여주면 스탠드업 회의시간에는 문제논의하고 감춰진 업무를 드러내는데 집중할 수 있다.

동일한 장소에서 정기적으로 스탠드업을 진행하면 불확실성이 감사한다.

• 추천하지 않는 사례
  
  

주말을 제외한 플로 타이 메트릭

타임 시트를 활용한 비효율적인 회계 방법

간트 차트: 사람들을 기만해, 추정한 타임라인이 실제 실행과 정확히 맞을 수 있따고 믿게 만든다. 간트차트대신 대기열을 사용해 업무를 관리하는 방법을 고려하자.

개인별 레인: 개인에 집중하게된다. 다른 팀원과 비교하여 부풀리는 등 변동성의 원인이 된다. 본인레인 외의 영여에 관여하지 않아도 된다고 느낀다. 협업이 어려워진다.

여기저기 분산된 업무

지나치게 화려한 카드의 색상

맥캔들리스의 업무시각화 4요소
1. 정보: 데이터는 무결성이 있어야하며 정확해야 한다.
2. 기능: 목표는 유용하고 효율적이어야 한다.
3. 시각적 형식: 메타포는 아름답고 구조적이어야 한다.
4. 스토리: 컨셉은 흥미롭고 관련 있어야 한다.

모범 사례: 처음으로 보드를 사용하기 위해 서례하는 것은 업무 흐름을 개선할 수 있는 방법을 찾기 위한 실험이다. '모범 사례'가 실제 존재하지 않는 이유이다.

원인과 결과를 잘 알고 있고, 팀에서 이미 많이 경험해본 일이라면 모범 사례를 적용해도 된다. 복잡한 상황에서는 동일한 문제를 해결하기 위한 여러 선택지가 존재한다. 그러므로 여러 가지 모범 사례가 있을 수 있다. 그러나 원인과 결과를 알 수 없다면 '모범 사례는 없다!'

• 결론 절못된 것 바로 잡기
  
  

영화 In Time